Privatlivspolitik & Cookies
English version below.
1 Indledning
- Udlejer i henhold til din lejekontrakt (“Udlejer”) og CPH Invest ApS, Store Strandstræde 19, 1. th, CVR: 31331110 (“CPH Invest”) (sammen betegnet ”Virksomhederne”, “vi”, “os”, “vores”) behandler personoplysninger i en række forskellige situationer.
- Dette dokument er udarbejdet i lyset af databeskyttelsesforordningen (“GDPR”), og indeholder information om vores behandling af personoplysninger, herunder formål, retsgrundlag, opbevaringsperioder samt dine rettigheder mv.
2 Dataansvar
- CPH Invest er dataansvarlig for behandling af personoplysninger om kontaktpersoner hos forretningsforbindelser, potentielle lejere, hjemmesidebesøgende og nyhedsbrevmodtagere.
- Derudover er Udlejer og CPH Invest fælles dataansvarlige for den behandling af personoplysninger, som omtales i det følgende. Udlejer og CPH Invest har derfor indgået en aftale om fælles dataansvar, hvorefter CPH Invest er primært ansvarlig for at sikre efterlevelse af virksomhedernes databeskyttelsesretlige forpligtelser, herunder bl.a. ift. at iagttage af de registreredes rettigheder, fungere som kontaktpunkt for de registrerede og håndtere henvendelser fra de registrerede.
- I skemaet nedenfor fremgår oplysninger om de forskellige situationer, hvor vi behandler personoplysninger, herunder oplysninger om hvem der er dataansvarlig.
- Du kan finde vores kontaktoplysninger nedenfor under punkt 8.
3 Behandling af personoplysninger
- Du kan læse om vores behandlingsaktiviteter i nedenstående oversigt, herunder kategorier af behandlede personoplysninger, retsgrundlaget, den relevante dataansvarlige og de fastsatte opbevaringsperioder.
- Administration af lejemål og tilknyttede ydelser (privat udlejning)
|
Oplysninger |
Retsgrundlag |
Modtagere |
Opbevaring |
Dataansvarlig |
|
Oplysninger om lejere: Navn, kontaktoplysninger, e-mail, CPR-nr., brug af e-Boks, betalingsoplysninger, herunder bankoplysninger, depositum og betalt leje. Oplysninger om tilmelding til folkeregistret på lejemålsadressen. Oplysninger om lejemålets stand, vedligeholdelse samt forbrug (som fx varme, el og vand), herunder valgt forsyningsselskab. Oplysninger relateret til brugsrettigheder, herunder fx brug af fælles vaskeri og cykelparkering. |
Retsgrundlaget for Udlejers behandling er GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, idet behandlingen er nødvendig for at kunne administrere lejeforholdet. Retsgrundlaget for CPH Invests behandling er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, idet CPH Invest forfølger sin legitime interesse i at kunne behandle personoplysninger med henblik på at administrere lejeforholdet. Retsgrundlaget for behandlingen af CPR-nr. er det samtykke, som lejer måtte have afgivet til Virksomhederne, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2. |
Dine personoplysninger videregives til forsyningsselskaber, serviceleverandører og eksterne rådgivere. Derudover overlader vi dine personoplysninger til vores databehandlere. |
Oplysningerne vil almindeligvis blive slettet 5 år efter udgangen af det regnskabsår, hvor lejemålet er ophørt. |
Udlejer og CPH Invest er fælles dataansvarlige. |
|
Oplysninger om øvrige beboere: Navn og kontaktoplysninger. Hvis oplysningerne ikke er modtaget fra beboeren selv, modtages disse fra lejer. |
Retsgrundlaget for behandlingen er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger vores legitime interesse i at kunne behandle personoplysninger med henblik på at administrere lejeforholdet og kunne kommunikere med personer, der er tilknyttet lejer, i forbindelse med fx vedligeholdelsesopgaver. |
Dine personoplysninger videregives til serviceleverandører og eksterne rådgivere. Derudover overlader vi dine personoplysninger til vores databehandlere. |
Oplysningerne vil almindeligvis blive slettet 5 år efter udgangen af det regnskabsår, hvor lejemålet er ophørt. |
- Håndtering af husordensklager mv.
|
Oplysninger |
Retsgrundlag |
Modtagere |
Opbevaring |
Dataansvarlig |
|
Oplysninger om lejere, som indgiver klager (samt potentielle vidner). Desuden lejere eller andre, der klages over: Navn, kontaktoplysninger, adresse, oplysninger relateret til hændelsen (hvilket efter omstændighederne kan omfatte oplysninger om strafbare forhold). |
Retsgrundlaget for behandlingen er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger vores legitime interesse i at kunne behandle personoplysninger i forbindelse med husordensklager. Hvis vi behandler oplysninger om strafbare forhold, er retsgrundlaget databeskyttelseslovens § 8, stk. 3. |
Personoplysningerne kan videregives til offentlige myndigheder og/eller Boligretten. Derudover overlader vi dine personoplysninger til vores databehandlere. |
Oplysningerne vil almindeligvis blive slettet 3 år efter afslutningen af sagen. Hvis vi vurderer, at klagen er grundløs, vil oplysningerne blive slette hurtigst muligt herefter. |
Udlejer og CPH Invest er fælles dataansvarlige. |
- Opsigelse af lejemål og tilknyttede ydelser
|
Oplysninger |
Retsgrundlag |
Modtagere |
Opbevaring |
Dataansvarlig |
|
Oplysninger om lejere og/eller øvrige beboere: Baggrunden for opsigelsen af lejeaftalen (dette kan indeholde oplysninger om økonomiske forhold eller om strafbare forhold). Oplysninger om lejemålets stand, herunder vedligeholdelse, rengøring og eventuelle mangler. |
Retsgrundlaget for behandlingen er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger vores legitime interesse i at kunne dokumentere baggrunden for opsigelse af lejemålet og med henblik på at kunne kommunikere med lejeren om opsigelsen. Hvis vi behandler oplysninger om strafbare forhold, er retsgrundlaget databeskyttelseslovens § 8, stk. 3. |
Personoplysningerne kan videregives til offentlige myndigheder, Huslejenævnet og/eller Boligretten. Derudover overlader vi dine personoplysninger til vores databehandlere. |
Oplysningerne vil almindeligvis blive slettet 5 år efter udgangen af det regnskabsår, hvor lejemålet er ophørt, medmindre konkrete årsager nødvendiggør opbevaring i en længere periode (fx tvister eller klagesager). |
Udlejer og CPH Invest er fælles dataansvarlige. |
- Administration af erhvervslejemål og tilknyttede ydelser
|
Oplysninger |
Retsgrundlag |
Modtagere |
Opbevaring |
Dataansvarlig |
|
Oplysninger om lejere i erhvervslejemål, herunder navnlig kontaktpersoner hos lejer: Navn, kontaktoplysninger samt oplysninger om tilknytning til lejer. |
Retsgrundlaget for vores behandling er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger vores legitime interesse i at kunne behandle personoplysningerne med henblik på at administrere lejeforholdet. |
Dine personoplysninger videregives til serviceleverandører og eksterne rådgivere. Derudover overlader vi dine personoplysninger til vores databehandlere. |
Oplysningerne vil almindeligvis blive slettet 5 år efter afslutningen af sagen. |
Udlejer og CPH Invest er fælles dataansvarlige. |
- Generelle henvendelser fra tredjeparter
|
Oplysninger |
Retsgrundlag |
Modtagere |
Opbevaring |
Dataansvarlig |
|
Oplysninger om kunder, samarbejdspartnere eller andre tredjeparter: Navn, kontaktoplysninger, titel og oplysninger om hvilken virksomhed du er tilknyttet. |
Retsgrundlaget for vores behandling er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger vores legitime interesse i at kunne behandle personoplysningerne med henblik på at administrere lejeforholdet. |
Dine personoplysninger videregives til serviceleverandører og eksterne rådgivere. Derudover overlader vi dine personoplysninger til vores databehandlere. |
Oplysningerne vil almindeligvis blive slettet 5 år efter afslutningen af sagen. |
CPH Invest er dataansvarlig. |
- Cookies på CPH Invests hjemmeside
|
Oplysninger |
Retsgrundlag |
Modtagere |
Opbevaring |
Dataansvarlig |
|
Oplysninger om hjemmesidebesøgende: Aktivitet på hjemmesiden, herunder oplysninger om IP-adresse, browser, styresystem og besøgte sider, mv. |
Retsgrundlaget for vores behandling er dit samtykke i overensstemmelse med GDPR artikel 6, stk. 1, litra a samt Cookiebekendtgørelsens § 3 og 4. |
Dine personoplysninger videregives til vores samarbejdspartnere. Derudover overlader vi dine personoplysninger til vores databehandlere. |
Se vores cookiepolitik https://cphinvest.dk/cookie-politik/. |
CPH Invest er dataansvarlig. |
- Henvendelser fra potentielle lejere
|
Oplysninger |
Retsgrundlag |
Modtagere |
Opbevaring |
Dataansvarlig |
|
Oplysninger om potentielle lejere: Navn, kontaktoplysninger samt oplysninger om ønsket lejemål. |
Retsgrundlaget for vores behandling er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger vores legitime interesse i at kunne behandle personoplysningerne med henblik på at besvare din henvendelse. |
Dine personoplysninger videregives til serviceleverandører og eksterne rådgivere. Derudover overlader vi dine personoplysninger til vores databehandlere. |
Oplysningerne vil almindeligvis blive slettet 2 år efter seneste kontakt, medmindre vi indgår en aftale om leje af et af vores lejemål. |
CPH Invest er dataansvarlig. |
- Nyhedsbreve (direkte markedsføring)
|
Oplysninger |
Retsgrundlag |
Modtagere |
Opbevaring |
Dataansvarlig |
|
Oplysninger om nyhedsbrevsmodtagere: Navn og e-mail. |
Retsgrundlaget for vores behandling er dit samtykke efter markedsføringslovens § 10 og GDPR artikel 6, stk. 1, litra a. |
Dine personoplysninger videregives til serviceleverandører og eksterne rådgivere. Derudover overlader vi dine personoplysninger til vores databehandlere. |
Oplysningerne opbevares som udgangspunkt i 2 år fra seneste afsendelse af et nyhedsbrev, medmindre du forinden har afmeldt dig nyhedsbrevet. |
CPH Invest er dataansvarlig. |
4 Overførsel til tredjelande
- Vi overfører i visse tilfælde dine personoplysninger til vores databehandlere placeret i tredjelande, herunder USA. Grundlaget for overførsel af dine personoplysninger til tredjelande er EU Kommissionens standardkontraktbestemmelser af 4. juni 2021.
Hvis du vil have yderligere information omkring vores overførsel af personoplysninger til tredjelande, herunder en kopi af overførselsgrundlaget, er du velkommen til at kontakte os.
5 Nødvendig behandling af personoplysninger
- De personoplysninger, der indsamles med henblik på administration af lejemål som beskrevet ovenfor (inklusive eventuelle supplerende tjenester, der måtte være en del af din lejeaftale eller en tilknyttet aftale), er nødvendige for at indgå aftaleforholdet. Hvis vi ikke får disse personoplysninger, er vi ikke i stand til at indgå aftalen, og derfor kan vi ikke tilbyde dig lejekontrakten og/eller tjenesterne.
6 Dine rettigheder
- Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger. Du kan læse mere om de enkelte rettigheder nedenfor.
- Ret til at se oplysninger (indsigtsret): Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som behandles om dig, samt en række yderligere oplysninger.
- Ret til berigtigelse (rettelse): Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
- Ret til sletning: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for den almindelige generelle sletning indtræffer.
- Ret til begrænsning af behandling: Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
- Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger.
- Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt få overført oplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
- Ret til at trække samtykke tilbage: Hvis du har givet samtykke til behandlingen af dine personoplysninger, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår nedenfor under punkt 8. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af behandlingen af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke, op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
- Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om registreredes rettigheder, som du finder på datatilsynet.dk.
7 Klagemuligheder
- Hvis du ønsker at klage over behandlingen af dine personoplysninger, kan dette ske til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på datatilsynet.dk.
8 Kontaktoplysninger
- Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller gerne vil gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os via info@cphinvest.dk.
1 Introduction
- The landlord indicated on your tenancy agreement (“Landlord”) and CPH Invest ApS, Store Strandstræde 19, 1. th, CVR: 31331110 (“CPH Invest”) (jointly referred to as “The Companies”, “we”, “us”, “our”) process personal data in various situations.
- This privacy notice is written according to the requirements under the General Data Protection Regulation (the “GDPR”). The privacy notice contains information about our processing of personal data, including the purpose of the processing, the legal basis for such processing, the retention period, your rights as a data subject, etc.
2 Data controller
- CPH Invest is the data controller for the processing of personal data concerning contact persons of business relations, potential tenants, website visitors and newsletter recipients.
- In addition, Landlord and CPH Invest are joint controllers for the processing of the personal data described below. Landlord and CPH Invest have entered into a joint controllership agreement, whereby CPH Invest has the overall responsibility for ensuring The Companies’ compliance with the GDPR. This includes but is not limited to observing the rights of data subjects, acting as the point of contact for data subjects and addressing inquiries from data subjects.
- The sections below contain information on the data controllership in the specific situations.
- Our contact information can be found in section 8.
3 Processing of personal data
- Below, please find the specific purposes for our data processing, the categories of personal data that we process, the legal basis for such processing, the relevant data controller, and the retention periods that we have decided.
- Administration of rental units and related services (private tenants)
|
Personal data |
Legal basis |
Recipients |
Retention |
Controller |
|
Information about tenants: Name, contact information, e-mail, CPR number, use of e-Boks, payment information including bank details, deposit and paid rent. Information regarding registration with the national population registry at the rental address. Information regarding the condition of the rental unit, maintenance and utility consumption (such as heat, electricity and water), including the chosen utility company. Information regard usage rights, including the use of common laundry facilities and bicycle parking. |
The legal basis for the Landlord’s processing is GDPR article 6(1)(b), as the processing is necessary in order to administer the tenancy agreement. The legal basis for CPH Invests processing is GDPR article 6(1)(f), as CPH Invest pursues their legitimate interest in being able to process personal data for the purpose of administering the tenancy agreement. The legal basis for the processing of the CPR number is the consent that the tenant may have given to The Companies, in accordance with section 11(2)(2) of the Danish Data Protection Act. |
Your personal data may be disclosed to utility companies, service providers and external advisors. In addition, we may disclose your personal data to our data processors. |
The information will typically be deleted 5 years after the end of the fiscal year in which the tenancy has ended. |
Landlord and CPH Invest are joint data controllers. |
|
Information about other residents: Name and contact information. If the information is not received from the resident themselves, it will be obtained from the tenant. |
The legal basis for the processing is GDPR article 6(1)(f), as The Companies pursue our legitimate interest in being able to administer the tenancy agreement and being able to communicate with tenants and residents, e.g. in relation to maintenance tasks. |
Your personal data may be disclosed to our service providers and external advisors. In addition, we may disclose your personal data to our data processors. |
The information will typically be deleted 5 years after the end of the fiscal year in which the tenancy has ended. |
- Addressing house rules complaints etc.
|
Personal data |
Legal basis |
Recipients |
Retention |
Controller |
|
Information about tenants who file complaints (as well as potential witnesses). Additionally, tenants or others who are complained about: Name, contact information, address, information related to the incident (which, depending on the circumstances, may include information about criminal offences). |
The legal basis for the processing is GDPR article 6(1)(f), as The Companies pursue our legitimate interest in being able to address house rules complaints. If we process information about criminal offences, the legal basis is the section 8(3) of the Danish Data Protection Act. |
The personal data may be disclosed to public authorities and/or the Housing Court. In addition, we may disclose your personal data to our data processors. |
The information will typically be deleted 3 years after the conclusion of the case. If we assess that the complaint is unfounded, the information will be deleted as soon as possible thereafter. |
Landlord and CPH Invest are joint data controllers. |
- Termination of tenancy agreements and associated services
|
Personal data |
Legal basis |
Recipients |
Retention |
Controller |
|
Information about tenants and/or other residents: The grounds for terminating the tenancy agreement (this may include information about financial circumstances or criminal offences). Information about the condition of the rental unit, including maintenance, cleaning and any possible defects. |
The legal basis for the processing is GDPR article 6, paragraph 1, point f, as The Companies pursue our legitimate interest in being able to document the reason for termination and communicating with the tenant about the termination. If we process information about criminal offences, the legal basis is the section 8(3) of the Danish Data Protection Act. |
The personal data may be disclosed to public authorities, the Rent Assessment Committee, and/or the Housing Court. In addition, we may disclose your personal data to our data processors. |
The information will typically be deleted 5 years after the end of the fiscal year in which the tenancy has ended, unless specific circumstances require retention for a longer period (e.g. disputes or complaints). |
Landlord and CPH Invest are joint data controllers. |
- Administration of commercial tenancies and associated services
|
Personal data |
Legal basis |
Recipients |
Retention |
Controller |
|
Information about commercial tenants, in particular contact persons for the tenant: Name, contact information, and affiliation with the tenant. |
The legal basis for the processing is GDPR article 6(1)(f), as The Companies pursue our legitimate interest in being able to administer the tenancy agreement. |
Your personal data may be disclosed to our service providers and external advisors. In addition, we may disclose your personal data to our data processors. |
The information will typically be deleted 5 years after the conclusion of the case. |
Landlord and CPH Invest are joint data controllers. |
- General inquiries from third parties
|
Personal data |
Legal basis |
Recipients |
Retention |
Controller |
|
Information about customers, partners or other third parties: Name, contact information, title, and information about which company you are affiliated with. |
The legal basis for the processing is GDPR article 6(1)(f), as The Companies pursue our legitimate interest in being able to administer the tenancy agreement. |
Your personal data may be disclosed to our service providers and external advisors. In addition, we may disclose your personal data to our data processors. |
The information will typically be deleted 5 years after the conclusion of the case. |
CPH Invest is the data controller. |
- Cookies on the website of CPH Invest
|
Personal data |
Legal basis |
Recipients |
Retention |
Controller |
|
Information about website visitors: Activity on our website, including information about IP address, browser, operating system, visited pages etc. |
The legal basis for the processing is your consent in accordance with GDPR article 6(1)(a), as well as section 3 and 4 of the Danish Cookie Regulation. |
Your personal data may be disclosed to our partners. In addition, we may disclose your personal data to our data processors. |
See our cookie policy https://cphinvest.dk/cookie-politik/. |
CPH Invest is the data controller. |
- Inquiries from potential tenants
|
Personal data |
Legal basis |
Recipients |
Retention |
Controller |
|
Information about potential tenants: Name, contact information and information regarding a desired rental unit. |
The legal basis for the processing is GDPR article 6(1)(f), as The Companies pursue our legitimate interest in respond to your inquiry. |
Your personal data may be disclosed to our service providers and external advisors. In addition, we may disclose your personal data to our data processors. |
The information will typically be deleted 2 years after the latest contact, unless we enter into an agreement to rent one of our rental units. |
CPH Invest is the data controller. |
- Newsletters (direct marketing)
|
Personal data |
Legal basis |
Recipients |
Retention |
Controller |
|
Information about newsletter subscribers: Name and e-mail. |
The legal basis for the processing is your consent in accordance with section 10 of the Danish Marketing Practices Act and GDPR article 6(1)(a) |
Your personal data may be disclosed to our service providers and external advisors. In addition, we may disclose your personal data to our data processors. |
The information will typically be deleted 2 years after the latest newsletter, unless you have unsubscribed beforehand. |
CPH Invest is the data controller. |
4 Transfer to third countries
- We transfer your personal data to our data processors located in third countries. This includes the United States. The legal basis for our transfer is the Commission Decision of 4 June 2021 on standard contractual clauses for the transfer of personal data to third countries pursuant to Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council.
If you want additional information about our transfer of personal data to third countries, including a copy of the above-mentioned standard contractual clauses, you may make a request for such additional information by contacting us.
5 Necessary processing of personal data
- The personal data collected for the purpose of administering tenancies as described above (including any additional services that may be part of your tenancy agreement or an associated agreement) is necessary to enter into the contractual relationship. If we do not receive this personal data, we are unable to enter into the agreement, and therefore, we cannot offer you the tenancy agreement and/or the services.
6 Your rights as a data subject
- As a data subject you have a number of rights under GDPR with regard to the processing of your personal data. You can read more about each right below:
- Right of access: You have the right to obtain access to the personal data processed about you, as well as a range of additional information.
- Right of rectification: You have the right to have inaccurate information about yourself corrected.
- Right of erasure: In certain cases, you have the right to have information about you erased before the regular retention period ends.
- Right to restriction of processing: In certain cases, you have the right to request that the processing of your personal data is restricted. If you have the right to have the processing restricted, we may only process the information going forward – except for storage – with your consent, or in order to establish, exercise, or defend legal claims, or to protect a person or important societal interests.
- Right to object: In certain cases, you have the right to object to the processing of your personal data.
- Right of data portability: In certain cases, you have the right to receive your personal data in a structured, commonly used and machine-readable format and to have the information transferred from one data controller to another without hindrance.
- Right to withdraw consent: If you have given consent to the processing of your personal data, you have the right to withdraw your consent at any time. You can do this by contacting us using the contact information provided below in section 8. If you choose to withdraw your consent, it will not affect the lawfulness of the processing of your personal data based on your previous consent, up to the time of withdrawal. If you withdraw your consent, it will only have effect from the time of withdrawal.
- You can read more about your rights in the Danish Data Protection Agency’s guide to the rights of data subjects, which can be found at datatilsynet.dk.
7 Complain to the supervisory authority
- If you wish to complain about our processing of your personal data, you can do so by contacting the Danish Data Protection Agency. You can find the contact information on their website www.datatilsynet.dk.
8 Contact information
- If you have questions regarding our processing of your personal data or would like to exercise your rights, you can contact us at info@cphinvest.dk.